E-Mail Archivierung

von Alexandra Schned

Wissen Sie was „E-Mail Journaling“ bedeutet und warum die Geschäftsführung und auch die IT Abteilung davon profitieren kann?

Beim „E-Mail Journaling“ werden sämtliche E-Mails direkt nach dem Eingang bzw. nach dem Ausgang vom Mail Server in das Archivsystem übertragen.
So lässt sich sicherstellen, dass alle Nachrichten manipulationsfrei in das Archiv übertragen werden.

 

Welche Vorteile bringt diese Software?

Der Bestand der archivierten E-Mails kann komfortabel per Volltextsuche durchsucht werden, dies gilt sowohl für den E-Mail Text als auch für eingebettete Anhänge und Standard E-Mail Felder wie z.B. Betreff, An, Von etc.

Aus der Ergebnisliste können einzelne oder mehrere archivierte E-Mails wieder hergestellt oder am Bildschirm zur Anzeige gebracht werden.
Bei der Ablage einer E-Mail werden identische Inhalte mit bereits abgelegten E-Mails erkannt und nur einmal physikalisch abgelegt.

Dies spart Speicherplatz und somit indirekt IT Kosten.

Gefundene E-Mails können als Beweismittelübergabe exportiert und offiziellen Stellen zur Verfügung gestellt werden. Auch personenbezogene Daten können auf Anfrage eines Betroffenen herausgegeben werden.
Durch die Erfüllung rechtlicher Grundlagen wie z.B. revisionssichere Archivierung, Beweismittelexport wird notwendigen Compliance Vorgaben Rechnung getragen.

 

Wenn Sie mehr Erfahren wollen, dann helfen Ihnen unsere Spezialisten gerne!

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