Dokumentenmanagement System (DMS)

von Julian Watzenböck

Wie viele Schritte benötige ich um ein Dokumentenmanagement System (DMS) einzuführen?

 

1. Genügend Zeit einplanen
Hier ist es wichtig sich die bestehenden Prozesse anzusehen und über mögliche Veränderungen nachzudenken. Alte Abläufe haben ihre Berechtigung, jedoch kann man hier sehr oft Vereinfachungen finden. Auch die Überlegung einen kleinen Prozess zu optimieren und danachch Schritt für Schritt weitere Bereiche in Angriff zu nehmen, kann helfen.

2. Aufgaben und Ziele
Zuerst gilt es herauszufinden für welche Anforderungen eine Lösung gesucht wird. Messbare Ziele helfen Ihnen bei der Umsetzung. Durch eine Umstellung auf elektronische Archivierung müssen mit hoher Wahrscheinlichkeit die organisatorischen Abläufe angepasst werden. Gerne helfen Ihnen die Spezialisten von item österreich bei der Erarbeitung einer Ist Analyse.

3. Intuitive Bedienung und Kompatibilität
Die Lösung muss jederzeit und überall einsetzbar sein inkl. der Kompatibilität mit jeder relevanten Business Software. Dokumente oder E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden. Ein modernes Dokumentenmanagement System (DMS) weiß welche Dokumente der jeweilige Nutzer für seine Aufgaben in den Prozessen benötigt und stellt sie zur Verfügung.

4. Revisionssicherheit
Mit Revisionssicherheit ist eine Archivierung lt. den gültigen Gesetzen notwendig. In diese Gesetzen sind die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen
in elektronischer Form sowie dem Datenzugriff geregelt. Offizielle Prüfer greifen auf archivierte Geschäftsvorgänge zu.

5. Die richtige Auswahl treffen
Vergleichen Sie Ihren Kriterienkatalog mit den Produkteigenschaften der angebotenen Lösung.

6. Mitarbeiter informieren und ausbilden
Ein DMS System funktioniert nur dann, wenn es akzeptiert wird. Kommunikation der Vorteile der digitalen Archivierung und Vorführung und Schulung der Kollegen speziell wie schnell Dokumente
auffindbar sind. Gründliche Schulung der Mitarbeiter ab dem ersten Tag um aus der Anschaffung eine Erfolgsgeschichte zu machen.

 

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